ServiceNow verstehen, Teil 4 : Ein SNow-iges Weihnachten

Hallo an alle ServiceNow-Begeisterten! Willkommen zurück zum vierten und letzten Teil der Blogserie Understanding ServiceNow. Das Jahr geht zu Ende, und Weihnachten steht vor der Tür. Freuen wir uns in dieser festlichen Stimmung über Lichterketten, einen dunkelgrünen Baum, etwas rote Dekoration und ein wenig ServiceNow-Wissen nebenbei 😊

Falls Sie die vorherigen Teile dieser Blogserie noch nicht gelesen haben, finden Sie sie hier:

1. Understanding ServiceNow Part 1 : SNow-Fall : https://integrtr.com/understanding-servicenow-part-1/
2. Understanding ServiceNow Part 2 : The SNow-man’s Pumpkin : https://integrtr.com/understanding-servicenow-part-2/
3. Understanding ServiceNow Part 3 : Let it SNow : https://integrtr.com/understanding-servicenow-part-3/

In diesem Beitrag sprechen wir über die Position von ServiceNow im Markt und darüber, wie es sich mit anderen Drittanbieterlösungen verbindet. Genauer gesagt sehen wir uns an, wie ServiceNow und SAP SuccessFactors zusammenarbeiten können. Am Ende dieses Beitrags können Sie:

• ein X.509-Zertifikat in SuccessFactors erzeugen
• den Action Designer in ServiceNow gestalten und nutzen
• eine OAuth 2.0-Authentifizierung in ServiceNow einrichten
• Datensätze mit Hilfe einer Data Source in ein Import Set laden

Ohne weitere Umschweife: Los geht's!

Optionen für Drittanbieter

Es gibt verschiedene Wege, Drittanbietersoftware an ServiceNow anzubinden. Wie in den vorherigen Teilen dieser Blogserie besprochen, gelingt das über REST Messages, installierte Spokes und Actions, die der Flow Designer bietet. Zusätzlich können Sie auch einen eigenen REST-Request bauen, um beliebige ausgehende HTTP-Aufrufe zu machen.

Im Flow Designer verfügbare Actions für Drittanbieter

SuccessFactors Spoke

Mit Hilfe des SuccessFactors Spoke können Sie einige Ihrer Entitäten und Daten in Ihrem SuccessFactors-System verwalten. Zu den Actions dieses Spokes zählen unter anderem das Abrufen von Worker Profiles, Todos und Locations.

Mit dem Release Dezember 2022 können Sie mit diesem Spoke im Full Load bis zu 500 Datensätze abrufen.

Der Spoke verbindet sich über Credentials and Connections mit Ihrem SuccessFactors-System, wo die SuccessFactors-Benutzerdaten hinterlegt sein sollten.

Action Designer

Mit Hilfe des Action Designer können Sie eine Reihe eigener Aufgaben automatisieren. Der Action Designer verringert die Komplexität eines Flow Designer, indem er ein gewisses Maß an Modularität hinzufügt. Diese Actions sind über mehrere Flows hinweg wiederverwendbar.

Komponenten des Action Designer

Action Executions

Die Details zur Action Execution liefern Ihnen ein ausführliches Protokoll der Daten, die die Action abrufen konnte.

Wird Ihr Output als Anhang gespeichert, ist er im Context Record als Attachment verfügbar.

Ist der Fehlerwert null und wir erhalten ein Payload, dann war unser REST-Request erfolgreich.

Ein Beispiel für das Fenster Action Execution Details

Szenario SuccessFactors zu ServiceNow | Praxisteil

In diesem Szenario fragen wir über die Entität PerPerson die persönlichen Informationen einiger Mitarbeitenden aus SuccessFactors ab.

Schritt 1: OAuth 2.0 SAML Bearer Certificate in SuccessFactors

Bevor wir mit der Konfiguration in ServiceNow beginnen, müssen wir unser X.509-Zertifikat aus SuccessFactors erzeugen. Navigieren Sie dazu zur Transaktion Manage OAuth2 Client Applications und klicken Sie auf Register a new client application. Sie sollten den folgenden Bildschirm erhalten:

Vorlage Manage OAuth2 Client Applications in SuccessFactors

Konfigurieren Sie hier die OAuth Client Application wie folgt:

Company : Ihre SuccessFactors Company ID

Application name : Geben Sie Ihren Anwendungsnamen ein

Description : Fügen Sie in diesem Bereich eine kurze Beschreibung hinzu

Application URL : Fügen Sie die URL Ihrer ServiceNow-Instanz ein

💡 Hinweis : Wenn nur bestimmte Nutzer dieses Zertifikat verwenden sollen, können Sie die User IDs hinzufügen und es an genau diese Nutzer binden.

Klicken Sie auf Generate X.509 Certificate. Sobald das Zertifikat erzeugt ist, laden Sie es unbedingt herunter.

Aus dem Zertifikat nutzen wir den Private Key, der sich zwischen den Markierungen BEGIN ENCRYPTED PRIVATE KEY und END ENCRYPTED PRIVATE KEY befindet.

Inhalt des X.509-Zertifikats

Das brauchen wir in den nächsten Schritten.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Register.

Nun sehen Sie direkt oberhalb der Application URL ein neues Feld namens API Key. Notieren Sie sich diesen Key, denn er wird in den nächsten Schritten benötigt.

Schritt 2: REST Action Steps

Gehen Sie zum Flow Designer. Klicken Sie im Reiter Actions auf die Schaltfläche New, um eine neue Action anzulegen.

Eine neue Action im Reiter Action des Flow Designer anlegen

Tragen Sie als Namen der Action "Fetch PerPerson Data from SuccessFactors" ein, ergänzen Sie eine kurze Beschreibung und klicken Sie auf Submit.

Nach dem Anlegen einer neuen Action wollen wir einen REST Step erstellen.

Klicken Sie im Action Outline Panel auf die Schaltfläche "+" und wählen Sie die Option REST.

Schaltfläche "Add a new step" in der Action Outline

REST Step

Sie sollten einen REST Step erhalten, der in etwa so aussieht.

Details des REST Step

Wir wollen eine OAuth-2.0-Verbindung mit SuccessFactors aufbauen. Dafür müssen wir 3 REST Steps ausführen:

1. Get SAML Assertion
2. Generate User Token
3. Validate Bearer Token

Legen wir sie nun einzeln an und konfigurieren sie.

1. Get SAML Assertion

Der erste Schritt zum Aufbau von OAuth 2.0 mit SuccessFactors ist, die SAML Assertion von SuccessFactors zu erhalten. Stellen Sie in diesem Schritt sicher, dass Sie die User ID haben, die in Ihrem SuccessFactors-System an das X.509-Zertifikat gebunden wurde.

Tragen Sie in den Connection details dieses REST Step die folgenden Werte ein:

Connection : Define Connection Inline

Base URL : https://{server}.{sf}.eu/oauth/idp

Ergänzen Sie unter Request details die folgenden Felder:

Build request : Manually

HTTP Method : POST

Ergänzen Sie unter Request Content die folgenden Felder:

Request Type: Form URL-Encoded

2. Generate User Token

Als Nächstes fügen wir direkt nach unserem Schritt Get SAML Assertion über dieselbe Schaltfläche "+" und die Option REST step einen weiteren REST Step hinzu. In diesem REST Step nutzen wir die im vorherigen Schritt erhaltene Assertion, um unser Access Token zu bekommen. Dazu müssen wir die Data Pill Response Body unseres vorherigen Schritts per Drag-and-drop übernehmen.

Tragen Sie in den Connection details dieses REST Step die folgenden Werte ein:

Connection : Define Connection Inline

Base URL : https://{server}.{sf}.eu/oauth/token

Ergänzen Sie unter Request details die folgenden Felder:

Build request : Manually

HTTP Method : POST

Ergänzen Sie unter Request Content die folgenden Felder:

Request Type: Form URL-Encoded

Ansehen: ezgif-2-230f1fb9e2.mp4

Wert des Request-Parameters Assertion

Bevor wir im nächsten Schritt unsere Abfrage testen, testen wir die beiden obigen Schritte. Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Save und Test.

Nach Abschluss des Tests wählen Sie View the Action details.

Pop-up Test Action

Es sollte sich ein neues Fenster mit den Execution Details öffnen. Hier prüfen wir die beiden bisher konfigurierten REST Steps.

Scrollen Sie zur Umschaltfläche Steps und sehen Sie sich die Step 1 – Get SAML Assertion [REST] Output Data an. Sie sollten so aussehen:

Scrollen Sie weiter nach unten und sehen Sie sich die Step 2 – Get User Token [REST] Output Data an. Die Antwort sollte die folgenden Angaben enthalten.

Notieren Sie hier den Wert des access_token, der in unserem nächsten REST Step verwendet wird.

3. Validate Bearer Token

Nachdem wir bestätigt haben, dass die beiden vorherigen REST Steps erfolgreich ausgeführt wurden, fügen wir einen weiteren REST Step hinzu. Er ist im Kern unsere SuccessFactors-Abfrage, die nötig ist, um die PerPerson-Daten einiger Mitarbeitenden aus unserem SuccessFactors-System zu holen. Diese Abfrage validiert schließlich unser Bearer Token. Ihre Action Outline muss so aussehen:

Fertige Action Outline

Wir wollen unsere Antwort im JSON-Format erhalten, daher nutzen wir den Query-Parameter Accept entsprechend.

Tragen Sie in den Connection details dieses REST Step die folgenden Werte ein:

Connection : Define Connection Inline

Base URL : https://{server}.{sf}.eu

Ergänzen Sie unter Request details die folgenden Felder:

Build request : Manually

HTTP Method : GET

Resource Path : /odata/v2/PerPerson?$top=10

Headers:

Speichern Sie und führen Sie einen Test aus.

Sie sollten Ihr SuccessFactors-Payload in den Output Data unseres dritten REST Step sehen können.

Data Source

Nun haben wir unseren direkten Draht zu SuccessFactors aus ServiceNow heraus. Wir können diese Action auf verschiedene Arten wiederverwenden. Sobald Ihre Daten in ServiceNow angekommen sind, können Sie Ihre eigene ServiceNow-Datenbankarchitektur aufbauen. Ein Weg dorthin führt über Data Sources. Beim Anlegen einer neuen Data Source in ServiceNow können Sie diese direkt mit einem REST Action Step ausführen.

Data Source Type : REST (IntegrationHub)

Da unser Payload im JSON-Format vorliegt, können wir unsere Daten hier auch entsprechend parsen.

JSON Parser der Data Source

Falls die eingehenden Daten weder im XML- noch im JSON-Format vorliegen, können Sie auch den Custom Script Parser nutzen.

Beim Laden von Daten über Data Sources werden die Daten als Import Set gespeichert.

Fazit 🎄

Die Möglichkeiten sind endlos, sobald Sie zwei der größten Player der Softwarewelt miteinander verbinden können. SAP SuccessFactors hat im HR-Umfeld einen riesigen Markt, und zahlreiche Unternehmen speichern dort ihre HR-Daten. ServiceNow wird ebenfalls in großem Umfang für Ticketing, Asset Tracking, Genehmigungsmanagement und vieles mehr eingesetzt. Ausgehend von dem in diesem Beitrag aufgebauten Szenario können wir im nächsten Schritt Transform Maps auf unser Import Set anwenden, um unsere Daten in eine ServiceNow-Tabelle zu bekommen. Diese ServiceNow-Tabelle ließe sich in jeder Anwendung nutzen, die etwa mit dem UI Builder gebaut wird. Alternativ können wir unsere Tabelle mit dem Flow Designer weiter anpassen.

Es gibt zahlreiche ServiceNow-Funktionen, die Sie erkunden und mit denen Sie bauen können. Probieren Sie in dieser Festtagszeit ein paar Actions und Flows aus, während Sie Ihre Briefe ans Christkind schreiben! 🎅🏼

Bis dahin wünschen wir Ihnen frohe Weihnachten und ein gutes neues Jahr 2023!