Mit Workato zum Ziel

Workato ist eine der aufstrebenden iPaaS-Optionen, die heute in der Integrationswelt verfügbar sind. In diesem Beitrag sehen wir uns die grundlegenden Komponenten und Funktionen an, die Workato beim Bau eines Integrationsflusses unterstützt.

Über Workato

Workato ist eine Low-Code- und No-Code-Anwendung für Business Automation, die bei der Automatisierung von Geschäftsabläufen und der Datenintegration hilft. Sie lässt sich nutzen, um Workflows zu bauen und zu automatisieren, Integrationen zu verwalten und Daten aus verschiedensten Quellen zusammenzuführen. Workato eignet sich sowohl für Entwickler als auch für Nicht-Entwickler. Es bietet eine Drag-and-drop-Oberfläche, die das Erstellen von Prozessen selbst dann einfach macht, wenn Sie nicht programmieren können. Für die Integration lassen sich unterschiedlichste Anwendungen einbinden, von Vertrieb über Support bis Marketing. Workato bringt außerdem eine API mit, über die Sie viele Funktionen nutzen können, ohne Code schreiben zu müssen.

Connections und Recipes

Workato bietet über 1000 SaaS-Optionen, die als Konnektoren einsatzbereit sind. Was in CPI iFlows und in Boomi Prozesse hießen, heißt in Workato Recipes. In diesem neuen, aufstrebenden iPaaS ist das Konzept der Wiederverwendbarkeit gut unterstützt, denn Sie können eingehende und ausgehende Connections anlegen und sie über Ihre Recipes hinweg wiederverwenden. Jedes Recipe hat zwei Hauptbestandteile: Trigger und Actions. Für unsere Übung in diesem Beitrag verwenden wir eine SuccessFactors-Connection.

Trigger

Ein Trigger ist die Nutzung der Connection, um Daten abzuholen, die Ausführung Ihres Flows zu starten oder einen eigenen API-Endpunkt in Ihren Flow einzubinden. Genau hier geschieht das.

Actions

Nach einem Trigger fallen alle folgenden Schritte in Ihrem Recipe unter Actions. Sie können eine In-App-Action nutzen, in der Sie je nach den in der jeweiligen App und Connection verfügbaren Optionen das Abfragen, Upserten, Löschen und Ändern von Daten auswählen. Es gibt außerdem Actions mit Bedingungen, etwa If/Else-Bedingungen. Ebenso gibt es Repeat-Actions, was im Grunde einer Schleife in Ihrem Flow entspricht. Neben diesen Optionen bietet Workato auch Error Handler und End-Job-Shapes, die sich passend einsetzen lassen. Nach Abschluss der Recipe-Entwicklung können wir unseren Flow ausführen und testen, um die Ausgabe des Recipes zu sehen.

Bauen wir ein Recipe

1. Schedule Trigger

Bei der Konfiguration unseres ersten Schritts im Recipe, dem Bau unseres Triggers, müssen wir eine App auswählen, die für unseren Trigger genutzt wird. Workato bietet eine Liste von Anwendungen, aus denen heraus sich ein Trigger ausführen lässt. Für unser Beispiel haben wir keine Abhängigkeit zu einer Drittanbieterplattform, daher nutzen wir einfach die Scheduler-App, eine in Workato eingebaute Anwendung.

Konfiguration des Scheduler-Triggers

2. Job-Informationen abfragen

Weiter zum nächsten Schritt: Nachdem wir das Recipe ausgelöst haben, konfigurieren wir nun eine Reihe von Actions. Unsere erste Action ist die Abfrage von EmpJob aus SuccessFactors. Dafür wählen wir unter der SuccessFactors-App die Action Search a record. Zur weiteren Konfiguration dieses Schritts wählen wir im Reiter Setup unser Suchobjekt und filtern die benötigten Felder heraus.

SuccessFactors Action zur EmpJob-Abfrage

3. Adresse abfragen

Ganz so, wie wir unsere EmpJob-A_ction_ konfiguriert haben, gehen wir dieselben Schritte durch und konfigurieren im Reiter Setup die Suche nach dem Objekt PerAddressDEFLT als Action Nummer 3 in unserem Recipe-Flow. Wie unten gezeigt, lassen sich diese Objekte aus einem Dropdown auswählen, und die gewünschten Navigationsfelder werden einfach per Häkchen ausgewählt. Weitere Felder können wir als Text eingeben oder passend bestehende Data Pills wiederverwenden.

SuccessFactors Action zur PerAddressDEFLT-Abfrage

4. Persönliche Informationen abfragen

Wir konfigurieren außerdem einen Action-Schritt zur PerPerson-Abfrage, wie unten gezeigt.

SuccessFactors Action zur PerPerson-Abfrage

5. Eine CSV-Datei erzeugen

Nach der Abfrage aller nötigen Objekte bauen wir eine CSV-Datei, in der wir alle bisher gewonnenen Felder als eigene Spalten im kommaseparierten Format zusammenführen und ordnen. Die Action, die Workato dafür bereitstellt, heißt Compose CSV. Hier können wir auch ein anderes Trennzeichen angeben, etwa ein Semikolon. Die Spaltennamen unserer CSV tragen wir in das entsprechende Textfeld ein, wie im Bild unten gezeigt.

Compose-CSV-Action in Workato

Anschließend müssen wir unsere Spalten auf die abgefragten Felder mappen. Das geschieht, indem wir diese Felder als Data Pills aus vorherigen Schritten des Recipes holen und die Pills jeweils per Drag-and-drop auf die neu entstandenen Felder im Reiter Setup ziehen. Diese Felder entstehen dynamisch, genau in dem Moment, in dem wir sie im Textbereich CSV Column Names eintragen.

CSV-Spaltenwerte als Data Pills

Wir können auch einige Funktionen einbauen, wenn wir eine Operation auf einem unserer Felder durchführen wollen, bevor wir es an das Ziel senden. Wenn wir zum Beispiel die Adressen verketten möchten, setzen wir beim Mapping auf den Wert der Spalte Address einfach ein "+" zwischen die Data Pills, wie unten gezeigt.

String-Verkettung in Workato

6. Daten an SFTP senden

Beim Versand von Daten an einen SFTP-Zielserver können wir die Action Upload file to SFTP server nutzen. Dafür müssen wir zunächst die Verbindung zum SFTP-Server konfigurieren und sicherstellen, dass sie gültig und aktiv ist. Danach müssen wir noch einige Felder angeben, wie unten gezeigt. Hier ergänzen wir auch unsere CSV-Datei aus dem vorherigen Schritt, damit sie auf unsere SFTP-File-Action gemappt werden kann.

Action Upload file to SFTP server

Damit sollte unser fertiges Recipe in etwa so aussehen:

Recipe von SuccessFactors Employee Central zu SFTP

In diesem Beitrag haben wir Trigger, SuccessFactors-Abfrageobjekte, die CSV-Möglichkeiten von Workato und SFTP-Verbindungen behandelt. Damit Sie zügig in Ihre Workato-Reise starten können, haben wir dieses Recipe in der Workato Community hier bereitgestellt.

Workato bietet noch zahlreiche weitere Funktionen. Dazu zählen Recipe Functions, um eine wiederholbare Abfolge von Actions bequem auszuführen, RecipeOps für das Monitoring Ihrer Recipes, der Bau eigener Actions mit HTTP-basierten APIs oder eigene Connections über Custom Fields für SDK-Konnektoren. Mit Workato als Integrationspartner lässt sich viel erreichen, und das iPaaS wird durch seine Community, die geteilte Ressourcenbibliothek sowie eigene Leitfäden und Dokumentation im Workato Automation Institute immer besser. Also legen Sie los und fangen Sie an zu erkunden!